‘Ben ik een verwerker?’ Dat is één van de vragen die wij dagelijks beantwoorden. Het schijnt een vrij lastig vraagstuk te zijn. Hoewel het antwoord eenvoudig is, vraagt de redenering enige vorm van omdenken. Om de redenering eenvoudig te maken, hebben wij het volgende bedacht: het verwerkers-één-twee-drietje. Een omdenker met zelfstandig karakter voor direct antwoord op de vraag of u een verwerker bent, of niet. Meer weten?
Als noviteit hebben de huurders van hun betrokken woningbouwcorporatie uit Noord-Brabant de vrijheid gekregen om hun eigen huis in de favoriete kleur te laten verven. Per huishouden krijgen de trotse bewoners drie kleurcombinaties voorgelegd. Wel zo kleurrijk. Welk huis voor welke kleurvolle combinatie heeft gekozen ligt vastgelegd in een database van de corporatie. Om de specifiek gekozen kleur per woning mogelijk te maken, zal de woningcorporatie na het afsluiten van de overeenkomst, de database met het schildersbedrijf delen. In de database wordt de kleurencombinatie aan het huisnummer gekoppeld. Voor de klus heeft de woningbouwcorporatie een select aantal kwalitatief hoogstaande schildersbedrijven gevraagd om een voorstel te doen voor het ietwat achterstallige schilderwerk. In het verkooptraject wordt er van de schilders verwacht dat ze AVG-compliant zijn. Na een succesvol traject is het meest geschikte schildersbedrijf gekozen. Zodra het contract is getekend is er sprake van een overeenkomst en worden de relevante persoonsgegevens gedeeld. Twijfelt u over wie de verwerker is in deze, lees dan verder. Kunt u bepalen of het schildersbedrijf een verwerker is?
Sprake van een verwerker?
Organisaties hebben inmiddels de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten, maar met welke leveranciers is een verwerkersovereenkomst verplicht? Dit blijft een ingewikkelde vraag, omdat het soms lastig te bepalen is of een partij verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is. Een partij is verwerker wanneer deze persoonsgegevens ten behoeve van en in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Het is van belang dat de verwerker de persoonsgegevens verwerkt op basis van (schriftelijke) instructies. Organisaties die, bijvoorbeeld vanuit een wettelijke bevoegdheid, niet onder instructie staan, maar onafhankelijk de opdracht uitvoeren, zijn geen verwerker. Denk hierbij aan de accountant bij het uitvoeren van de controle, een advocaat of deurwaarder. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt dus het doel en de middelen van de verwerking. Daarnaast dient de overeenkomst gericht te zijn op het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer aan één van beide factoren niet is voldaan, is er geen sprake van een verwerker. Wilt de uitleg nóg toegankelijker? Lees dan verder.
Het Verwerkers-een-twee-drietje
Ja! U bent een verwerker indien u drie maal ‘ja’ antwoord op de drie vragen die het Verwerkers-één-twee-drietje vormen. Is er sprake van een overeenkomst? ‘Ja!’. Bent u de opdrachtnemer in deze overeenkomst? ‘Ja!’. Is de overeenkomst primair gericht op het verwerken van persoonsgegevens? ‘Ja!’. Drie maal ‘ja’, betekent onomstotelijk dat u een verwerker bent. In de casus hierboven, van de woningbouwcorporatie en het schildersbedrijf, is dus geen sprake van een verwerker. Er is wel sprake van een overeenkomst, de schilder is opdrachtnemer, maar de overeenkomst is niet primair gericht op het verwerken van persoonsgegevens. Voor het schilderen van de woningen zijn wel persoonsgegevens nodig, maar die persoonsgegevens worden alleen verwerkt om contact met de bewoners te leggen. Hierbij hoeft alleen een telefoonnummer en adres verstrekt te worden aan de aannemer. De overeenkomst is primair gericht op het schilderen van de woningen en niet op het verwerken van persoonsgegevens. En daarom is het schildersbedrijf geen verwerker, en is er geen verwerkersovereenkomst nodig.
Omdenker. Makkelijk toch?
Sinds de introductie van ons Verwerkers-een-twee-drietje merken we dat de redenatie naar het antwoord net zo makkelijk is geworden als het antwoord zelf. Ja of nee. Toch kunnen wij ons goed voorstellen dat u nog andere vragen heeft over de verwerker, de verwerking, de verwerkersovereenkomst, etc. ‘Goed om te weten dat ik een verwerker ben, maar wat zijn bijvoorbeeld de verantwoordelijkheden van een verwerker?’. ‘Wat staat er precies in een verwerkersovereenkomst?’. Dergelijke vragen, of over een totaal ander domein, beantwoorden wij graag voor u. Pragmatisch en makkelijk. In begrijpelijke taal, waarmee u zelfstandig verder kan. Bron: Audittrail | Graphic: Audittrail Auteurs: Daan van den Driest en Maarten van Rij
Audittrail ondersteunt
Heeft u verder nog vragen over wat u kansen zijn op het gebied van privacy omtrent persoongegevensverwerking en de awareness van uw collega's? Of heeft u vragen over onze producten en diensten zoals De Helpdesk of de Privacy Officer? Laat het ons weten via een mailtje of telefoontje. Weet u nog niet precies wat uw organisatie nodig heeft, en ontvangt u graag advies vanuit ons? Paul en Dennis komen graag koffie bij u drinken. Nodigt u ze uit?
