Verwerking persoonsgegevens op pauze | Het recht op beperking van de verwerking

Bijna elke organisatie verwerkt persoonsgegevens. Deze gegevens staan in verschillende stukken die allemaal een relevantie hebben voor uw organisatie. Het zou kunnen dat een betrokkene u verzoekt de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens deels te staken. U wordt verzocht de verwerking tijdelijk te beperken.

Vier situaties

Er zijn vier situaties waarin betrokkenen u kunnen vragen de verwerking te beperken.

1. Wanneer u mogelijk onjuiste gegevens verwerkt en dit nog onderzocht wordt.
2. Wanneer u de gegevens onrechtmatig gebruikt maar de betrokkene wil dat dat gegevens nog bewaard blijven.
3. Wanneer u de gegevens niet meer nodig heeft, maar betrokkene de gegevens wel nodig heeft voor een rechtsvordering.
4. Bij bezwaar op de verwerking, zolang daar nog niet over beslist is.

In geval van beperking van de verwerking mag u niet direct alle persoonsgegevens verwijderen uit uw systemen. Integendeel, u bent verplicht deze te bewaren wanneer een betrokkene aangeeft deze gegevens op een later moment nodig te hebben. De betrokkene kan uw verwerking in deze vier situaties dus feitelijk op stand-by zetten. 

Wanneer u van een betrokkene een bericht ontvangt dat u zijn/haar gegevens onjuist verwerkt is het aan u deze te rectificeren. In de tijd dat u dit doet kan betrokkene u vragen de gegevens tijdelijk niet te verwerken. Zodra u de juiste gegevens in uw bezit heeft mag u uiteraard de verwerking voortzetten. De grondslag voor de beperking is met het rectificeren van gegevens komen te vervallen. Er zijn bepaalde tools om het lokaliseren en rectificeren van persoonsgegevens te vereenvoudigen, zoals het AVG-Framework van Audittrail in Mavim.

Beperking of vergetelheid?

In het geval van een onrechtmatige verwerking bent u in principe niet bevoegd deze gegevens te verwerken, anders dan de vernietiging hiervan. Wanneer een betrokkene echter wil dat deze gegevens bewaard worden, om op een later moment deze nog eens in te zien bijvoorbeeld, dan kan deze ervoor kiezen beperking van de verwerking te vragen, een omgekeerd vergetelheidsverzoek als het ware. Denk bijvoorbeeld aan een sociaal domein dossier van de gemeenten waarin te veel persoonsgegevens zijn opgenomen en waardoor een deel van de inhoud onrechtmatig is. De gemeente informeert betrokkene over de voorgenomen verwijdering van de onrechtmatige gegevens. Betrokkene kan in een dergelijk geval beperking vragen zodat de gegevens blijven bestaan. De gemeente zal het beperkte deel van de gegevens een aparte status geven. Beperking heeft tot gevolg dat de gegevens in beginsel alleen worden opgeslagen en niet verder worden verwerkt. 

Komt een van deze scenario’s u bekend voor of bent u benieuwd naar de risico’s die u loopt met betrekking tot het recht op beperking van de verwerking? Onze specialisten Dennis, Jorrit en Ralph denken graag met u mee. Nodig ze uit voor een kopje koffie. 

Bron: Audittrail