Het opzetten van uw risicomanagement is in de laatste fase beland. Na het opzetten van een rapportagecyclus is het belangrijk om nog 2 stappen in te richten. In één van die stappen staat de geautomatiseerde ondersteuning van het risicomanagementproces centraal. Ook wel risicomanagement tooling genoemd. In de markt zijn meerdere leveranciers actief die verschillende soorten software aanbieden. In dit artikel gaan we hier verder op in en geven we inzicht in de eisen die u mag stellen aan een dergelijke applicatie.
Geautomatiseerde ondersteuning door risicomanagement software
Waarom moet de ondersteuning geautomatiseerd zijn, en kan het niet gewoon via de riskafdeling lopen? Nou, dit is natuurlijk mogelijk. Echter brengt dit vaak problemen met zich mee of eigenlijk meer beperkingen. Ten eerste, is het best wel een arbeidsintensief proces om het gehele risicomanagementproces bij 1 persoon/afdeling neer te leggen. Daarnaast kunt u niet heel eenvoudig rapportages maken of even snel inzien wat de beheersmaatregelen zijn! Daarom is het verstandig om de ondersteuning geautomatiseerd te hebben in risicomanagement software. Op deze manier kunnen meerdere, uiteraard geautoriseerde, personen bij de desbetreffende informatie en kunnen ze op basis van hun eigen behoefte geïnformeerd worden of actie ondernemen. Het is wel van belang om de applicatie goed in te richten en te kijken wie welke autorisatie krijgt. Het afstemmen van de juiste autorisaties kan middels een sessie en/of kan voortvloeien uit het beheersingsraamwerk Risicomanagement.
Eisen
Bij geautomatiseerde ondersteuning is het belangrijk om te kijken naar wat het product levert en wat u ermee kan. Houdt hierbij ook de eisen in gedachten die u mag stellen aan een dergelijke applicatie. Denk hierbij aan:
- Mutatiemogelijkheden; de applicatie moet het opvoeren, wijzigen en verwijderen van risico’s ondersteunen waarbij per risico moet worden aangegeven wat het risico inhoudt, wat de oorzaak is, de kans * impact, de eventueel getroffen beheersingsmaatregelen die zijn genomen en de bijbehorende risico-eigenaar.
- Rapportages; de applicatie moet vanuit verschillende perspectieven rapportages kunnen genereren zodat alle partijen op basis van eigen informatiebehoefte worden geïnformeerd.
- Gebruiksvriendelijkheid; of de applicatie ook daadwerkelijk gebruikt gaat worden hangt in hoge mate af van de gebruikersvriendelijkheid van de applicatie.
Als u deze eisen hanteert, bij het samenstellen van de geautomatiseerde ondersteuning, zorgt u ervoor dat u risicomanagement nog beter vorm kan geven en het ook daadwerkelijk kan hanteren. Een goed idee is om eerst te starten met een programma van eisen voor u een dergelijke applicatie hiervoor aanschaft. Het kan namelijk veel tijd kosten om het op voorhand allemaal richting perfectie te brengen, terwijl je met trial en error je eigen werkwijze master kunt maken. Dit kan helpen om direct structuur te brengen aan de eerste 6 stappen.
Maak het niet te moeilijk!
Maak het uzelf niet te moeilijk. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie is het verstandig om met software aan de gang te gaan. Bent u een kleine organisatie, ga gerust aan de slag met Excel of Word. Is uw organisatie eerder een midden of groot bedrijf, dan adviseren we om wel aan de slag te gaan met geautomatiseerde ondersteuning.
Let op, veel applicaties voor risicomanagement zijn tot in perfectie doorontwikkeld. Dit klinkt leuk, maar in de werkelijkheid wordt slechts een fractie van de applicatie gebruikt. Het deel wat niet gebruikt wordt, zorgt er alleen maar voor dat het vaak onoverzichtelijk wordt en niet hanteerbaar is. Dus maak het uzelf niet te moeilijk, maar kijk goed naar wat de applicatie precies doet en of dat voldoet aan uw eisen. Houd hierbij ook de ambitie van uw organisatie in gedachten, en laat hier de applicatie ook op aansluiten. U wilt tenslotte niet te snel uit uw nieuwe jasje groeien en op zoek moeten naar een nieuwe.
Audittrail kent de markt. Ook zijn wij partner van een aantal leveranciers van risicomanagement tooling. Staat u voor de aanschaf van een pakket? Wij denken graag met u mee. Wilt u meer informatie over risicomanagement of over de beschikbare applicaties? Neem dan contact met ons op en wij helpen u graag!
