Betrokkenen mogen u vragen persoonsgegevens niet langer voor bepaalde doeleinden te gebruiken. Zij doen dit door middel van het recht op bezwaar. Wanneer bezwaar gemaakt wordt tegen een verwerking t.b.v. direct marketing moet de verwerking gestopt worden. In andere gevallen dient u de specifieke situatie rondom de verwerking te heroverwegen. Bent u hier klaar voor?
Een situatieschets: Om de goede relatie met haar woningzoekenden te onderhouden stelt een woningcorporatie een maandelijkse nieuwsbrief op die via email naar woningzoekenden wordt verzonden. Wanneer er nieuwe woningen vrij zijn gekomen gebruikt de corporatie deze nieuwsbrief om de woningen aan te prijzen. Daarbij staat er in de nieuwsbrief een link naar een korte vragenlijst om meer te weten te komen over de woonwensen van de woningzoekenden. Dit soort mailberichten zijn een voorbeeld van direct marketing: een vorm van persoonlijke communicatie om de banden met klanten aan te halen en tegelijk producten aan het licht te brengen. Bijna alle organisaties maken in meer of mindere mate gebruik van deze vorm van marketing. Sommige betrokkenen ervaren direct marketing als spam of onnodig. Mede hierom is het recht op bezwaar ingevoerd, waardoor betrokkenen bezwaar kunnen maken op verwerkingen en in het bijzonder direct marketing.
Grond van bezwaar
U, als verwerkingsverantwoordelijke, bent verplicht duidelijk en uiterlijk op het moment van eerste contact met een betrokkene deze persoon te informeren over dit recht. Het recht van bezwaar gaat dus niet over bezwaar maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens (dat is het klachtrecht op gebruik van persoonsgegevens), maar over het bezwaar maken tegen bepaalde specifieke verwerkingsprocessen van een organisatie.
Naast direct marketing mag het recht van bezwaar ook worden toegepast bij bijzondere persoonlijke omstandigheden. Wanneer u persoonsgegevens verwerkt, mag een betrokkene u in bijzondere gevallen vragen de gegevens niet langer te verwerken. Denk hierbij aan een betrokkene die in het verleden bedreigd is en daarom een geheim adres heeft. Deze betrokkene zou bezwaar kunnen maken tegen het inschakelen van een bepaalde verwerker, waar de bedreiger werkzaam is.
Gehoor geven
Wanneer u een bezwaar tegen de verwerking vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden ontvangt dient u de verwerking stop te zetten, tenzij u dringende gronden kan aandragen die zwaarder wegen dan de belangen van betrokkene. Zolang u deze afweging nog niet heeft gemaakt, moet u in ieder geval de verwerking tijdelijk beperken. Twijfelt u of u de verwerking definitief moet stopzetten? Uw actuele register van verwerkingsactiviteiten is hier een belangrijk hulpmiddel bij, in de beoordeling zijn verwerkingsdoel en verwerkingsgrondslag immers bepalende factoren. Wanneer uw verwerkingsdoel direct marketing is dient u het bezwaar altijd te honoreren.
U bent verplicht om betrokkenen actief in te lichten over het recht op bezwaar. Daarnaast dient u systemen zo in te richten dat wanneer een bezwaar tegen verwerking wordt gemaakt, de verwerking ook direct wordt beperkt. Daarnaast dient bij toekenning van het bezwaar de verwerking definitief te kunnen worden beëindigd. Bijvoorbeeld, wanneer een klant vraagt uitgesloten te worden van uw belregister en het telefoonnummer uit het spreadsheet wordt verwijderd maar niet uit de back-up. Dit kan de onwenselijke situatie met zich mee brengen dat deze klant in de toekomst per ongeluk toch wordt gebeld.
Bij Audittrail zijn we bekend met uw plichten uit de AVG en bieden we praktische werkbare oplossingen om deze effectief in te regelen. Onze consultants kunnen u parttime of op oproepbasis bijstaan om zo compliant mogelijk te worden en te blijven. Neem contact op met ons via onderstaand contactformulier en dan komen Dennis of Paul zo snel mogelijk bij u langs voor een goed gesprek en een lekker kopje koffie.
Bron: Audittrail | Graphic: Audittrail
