De PDCA-cyclus is een veelgebruikt model dat gebruikt wordt om continu te verbeteren en (complexe) problemen op te lossen. Door de vier activiteiten (Plan, Do, Check en Act) cyclisch uit te voeren wordt gegarandeerd dat er constant aandacht is voor kwaliteitsverbetering. Ook Audittrail past de PDCA-cyclus toe in al haar projecten, zodat haar klanten blijven groeien.

Verbetertraject

We nemen het voorbeeld van een verbeterproject voor informatiebeveiliging, waarbij het doel is om alle medewerkers bewust te maken van hun eigen gedrag en omgang met apparatuur. Eerst stellen wij, met de klant, een plan op om deze bewustwording te realiseren. Daarna wordt dit plan ook daadwerkelijk uitgevoerd. Vervolgens kijken we, in de check-fase, naar het effect van ons plan. Zijn medewerkers nu ook echt bewust(er) van hun gedrag? Wat nu komt is een fase die in de praktijk vaak wordt overgeslagen, terwijl juist in de act-fase de meerwaarde zit! Deze fase is namelijk bedoeld om de maatregelen uit Do en Check bij te sturen om de gewenste verandering teweeg te brengen. In de praktijk wordt er vanuit gegaan dat de initiële investering voorlopig voldoende is. De act-fase wordt op de lange baan geschoven, en stopt de kwaliteitsverbetering.

Duurzaam resultaat

De organisatie loopt hierdoor het risico dat de eerste investering een desinvestering wordt. In de act-fase wordt de blijvende verbetering eigenlijk pas écht doorgevoerd. Bewustwording, bijvoorbeeld, vraagt continue aandacht en herhaling om over te gaan naar bewustzijn. Werkprocessen gaan dan over in goed werkende processen. Compliance-projecten gaan over naar compliance-programma’s. Door in de eerste drie fasen te leren van de organisatie en de medewerkers, wordt het steeds eenvoudiger om medewerkers mee te krijgen in nieuwe werkwijzen. Juist als compliance in de praktijk niet altijd de hoogste prioriteit heeft, is de act-fase nodig om dit goed en duurzaam in te regelen. Het doorzetten van de PDCA-cyclus beloont de eerdere inspanning met blijvend resultaat. Bovendien wordt de (tijds)investering lager naarmate de PDCA-cyclus vaker wordt doorlopen. Bij Audittrial noemen we dit: “Voordoen, samendoen, zelf doen!”.

Een verbetertraject wordt niet zonder reden gestart. Het gaat om kostbare projecten met mogelijk grote opbrengsten voor de organisatie. Het is daarom belangrijk de cyclus door te blijven lopen om optimaal resultaat te behalen. Zowel financieel als op het gebied van procesoptimalisatie. Het kost misschien net wat extra moeite of investering om de vierde PDCA-fase uit te voeren, maar zal uit eindelijk veel meer opleveren!

Een keertje koffie drinken om te sparren over uw PDCA-cyclus? Hebben we het al eens voorgedaan, maar bent u toe aan samendoen of zelf doen? Top! Mail naar koffie@audittrail.nl dan komen we graag een keer bij u langs.