Even een leuk weetje voor iedereen die vandaag achter zijn laptop of met mobiel in de hand zit. Het is de Internationale dag van het Handschrift. Waarom vandaag? De 23ste is geboortedag (23-01-1737) van John Hancock, de eerste persoon die de Amerikaanse Onafhankelijkheidsverklaring ondertekende. Leuk sprongetje naar de handtekening, want die is natuurlijk persoonsgebonden en dus uniek. Een ‘natte handtekening’ die met pen op papier wordt nog altijd door velen gezien als de manier dé enige rechtsgeldige manier om een document officieel te bekrachtigen. De gedachtegang kan zijn dat een digitale handtekening niet of minder rechtsgeldig zou zijn en wellicht fraudegevoelig is. Dat onveilige gevoel is niet nodig als de juiste stappen genomen worden binnen je organisatie om misverstanden of misbruik van gegevens te voorkomen.
Tip van de dag! Zorg er bijvoorbeeld voor dat bij het publiceren van het jaarverslag of de jaarstukken niet de handtekening van de bestuurder die de documenten moet bekrachtigen, zichtbaar op een website gepubliceerd wordt. Iedereen die een beetje kan knippen en plakken kan misbruik maken van de situatie en aan de haal gaan met jouw handtekening. Niet handig!
Zorg ervoor dat je de juiste methodes hanteert om op een veilige wijze documenten te laten ondertekenen en opslaan. Maak je medewerkers bewust van procedures door middel van een training. Audittrail kan je daarbij helpen met o.a. een Awareness training op locatie. Een simpele procedure als een handtekening zetten, kan zomaar een onderwerp zijn dat veel meer vragen oplevert dan je aanvankelijk dacht. Zorg voor duidelijkheid, transparantie en heldere richtlijnen, we helpen je graag een handje 😉
