Effectief & efficiënt kennis verhogen middels informatiesessie

Het is een open deur dat trainen de sleutel is. Toch wordt trainen veel ingezet in de vorm van (langdurige) cursussen in het kader van ontwikkelen van de medewerkers zelf. Informatiesessies van een dag of twee kunnen echter veel meer en een veel positievere invloed hebben op efficiency en effectiviteit in een organisatie.

Het is van wezenlijk belang om in een organisatie ‘de neuzen dezelfde kant op te laten wijzen’ en ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft.  Hoe kan dat makkelijker bereikt worden dan door een informatiesessie van een dagdeel, eventueel met een workshopelement?

Een aantal voorbeelden uit de praktijk

Onlangs heb ik een aantal keer op mogen treden bij seminars voor woningcorporaties met een infosessie over informatiebeveiliging. Opvallend hieraan was dat de discussie terugkeerde bij de vraag: ‘wat valt er binnen het begrip informatiebeveiliging’. Iedereen heeft hier een andere perceptie bij. Mijn publiek bestond uit informatiemanagers en IT-ers, dus het laat zich raden hoeveel verschillende percepties er binnen een bedrijf kunnen leven. Wil je het begrip informatiebeveiliging én de visie van de organisatie op informatiebeveiliging gelijkschakelen, organiseer dan een informatiesessie van een dagdeel waarin je (in groepen) iedereen kunt bijpraten. Duidelijk, helder, geen misverstanden. Het grote voordeel is dat je dan ook iedereen bewust maakt van het belang van informatiebeveiliging. Het leeft!

Een cursus van een dag kan ook een krachtig instrument zijn. Kosten zijn redelijk, effect is hoog. Na een cursus over informatiebeveiliging is het kennisniveau van informatie- en procesmanagers hetzelfde en op peil. Zij kennen de scope van informatiebeveiliging, kennen de manier om risico’s waar te nemen en de mogelijkheden om de maatregelen effectief op te nemen in procedures. Wellicht nog belangrijker: zij kunnen elkaar helpen en sparren over het onderwerp. Ook effectief omdat de kennis ín het bedrijf is en dus minder beroep gedaan hoeft te worden op externen.

Informatiesessie

Bij een bedrijf dat ISO9001 als kwaliteitssysteem wilde inzetten en ook gecertificeerd wilde worden, werd vroegtijdig onderkend dat het niet om het certificaat gaat, maar om een effectieve inzet van het kwaliteitssysteem. En dat het juist meer betekende dan alleen een beslissing aan de bestuurstafel. Daarom hebben zij een trainingsdag laten organiseren over ISO9001:2008. Medewerkers uit alle disciplines en lagen van het bedrijf waren aanwezig en kenden aan het einde van de dag het doel van het kwaliteitssysteem en wat het bedrijf verwachtte te bereiken, en dus ook van de medewerkers. De implementatie en certificeringsaudit werden een succes.

Door de dagelijkse leiding van veel organisaties wordt een informatiesessie gezien als een last. Het zorgt namelijk voor verminderde beschikbaarheid van medewerkers, terwijl het werk moet doorgaan! Logisch, verklaarbaar, maar deze managers gaan voorbij aan één feit. Uit onderzoek in de praktijk bij een grote gemeente is gebleken dat trainen zorgt voor een hogere kwaliteit van data in de systemen. Hoe zit dat? Bij een directie hebben ze het motto ‘Train before you do’. In de inwerkperiode krijgt de nieuwe medewerker –die toch nog niet volledig inzetbaar is- een aantal cursussen in het werken met computersystemen. Pas als een cursus met succes is afgerond krijgt men een autorisatie en mag er gewerkt worden in het betreffende systeem. In vergelijking met andere directies, die dit principe niet omarmd hebben, is de datakwaliteit continue hoger.

Kortom: Een korte training of informatiesessie is effectief, efficiënt en een slimme manier om kennis te verhogen, visie uit te dragen en kennis in huis te halen.

 

Plaats een reactie

87 − = 82